采购管理办法(招标采购管理制度)

采购管理办法
招标、询比价、议价和竞价，属于采购的四大方式。其中，招标采购是一种传统的、严谨的、流程化、系统性的采购方式，因此，在采购管理中，通常要针对招标采购专门订立制度。建体系、立制度，是采购业务向采购管理转变的基本功。本期分享一则《招标采购管理制度》，供参考。

 
目  录
第一章  总则
第二章  招标采购机构设置和职责
第三章  招标采购的原则
第四章  招标采购的流程
第五章  招标计划与立项
第六章  招标文件的编制
第七章  投标队伍的选择
第八章  发标
第九章  回标、开标
第十章  评标
第十一章  定标
第十二章  招标工作的复盘与奖惩
第十三章  附则
附  录
 
 
招标采购管理制度

第一章 总则

第一条   目的
为了规范和加强集团招标采购工作管理，明确相关部门在招标采购过程中的职责，优化供应商结构，提高采购性价比，建立战略性采购体系和长效运行机制，提高集团供应链竞争力，制定本制度。
第二条  本制度对招标采购的适用范围、招标采购管理机构及职责、招投标的立项及实施过程（招标文件的编制、队伍选择、发标、回标、开标、评标、定标审批）、复盘及奖惩等管理内容做出原则性的规定。
第三条  适用范围
一、四种采购方式的适用原则
（一）招标采购：大宗（年度采购额600万元及以上）原辅包材、工程基建项目、仪器设备、办公电脑年度采购、产品代工（单品类年度采购额1000万元及以上）、物流服务、保洁服务、废品变卖、展台搭建等。
（二）询比价采购：通过电商平台采购商品或服务，或者采购寡头垄断市场的商品或服务，如通信、能源等，应至少三家比价采购。采购独家垄断市场的商品或服务，应对比历史价格、国际市场价格、替代方案等参照因素，实施比价采购。
（三）竞价采购：对于完全竞争市场的同质化商品或服务，没有技术指标差异的，应通过电子竞价平台实施竞价采购。
（四）议价采购：不属于以上三种情形的，应该货比三家，通过竞争性谈判，议价采购。
二、本制度适用于本条第一款中的招标采购。

  第二章  招标采购机构设置和职责

第四条  为了确保招标采购工作的“公平、公正、公开、诚实信用”，确保招标采购工作服务于集团战略目标，设立招标管理委员会、招标工作小组、评标专家小组、招标监督小组，各机构各司其职，相互协同。
第五条    招标管理委员会
一、招标管理委员会的组成主  任：集团首席执行官
副主任：集团首席运营官
委  员：产品运营中心负责人、风控和审计中心负责人、财务资金中心负责人、产品运营中心采购部负责人，以及与招标项目直接相关的部门负责人。
二、招标管理委员会办公室设在集团总裁办。三、招标管理委员会的职责（一）全面负责集团招标采购工作的领导与决策；（二）负责集团招标采购管理相关制度、办法和规定的审定；（三）负责项目招标计划的审批；（四）负责招标项目的立项审批；（五）负责投标单位的入围审批；（六）负责招标文件的审定；（七）负责评标专家小组人员组成的审批；（八）参与投标单位的考察；（九）参与评标；（十） 负责中标单位的审定；（十一）负责对招标工作小组呈报的奖惩方案进行审批；（十二）处理招标工作中出现的重大问题。四、集团招标管理委员会办公室的职责（一）负责招标管理委员会会议的组织。（二）负责各下属公司招标工作文件的接收及上报。（三）负责招标管理委员会决策文件的传达。第六条  招标工作小组
一、招标工作小组的组成组  长：产品运营中心总经理
副组长：产品运营中心副总经理
组  员：采购部成员、行业管理部门（质量管理部、研发技术部、信息技术部等提供技术参数的部门）成员。
二、招标工作小组的职责（一）负责集团招标项目的各项具体工作，包括：招标项目的立项报批；招标文件编制；收集投标单位信息，组织资格预审、组织考察、投标入围单位报审；发放标书；负责答疑、澄清，组织现场踏勘；组织回标、开标、评标；发放中标及未中标通知；组织合同谈判及签订；招标项目资料库的建立和数据归档；组织对招标项目进行复盘；向招标管理委员会提报奖惩方案等。（二） 负责20万元以下（不含20万元）项目的招标组织及决策工作。
第七条    评标专家小组
一、评标专家小组的组成组  长：首席运营官
副组长：产品运营中心总经理
产品运营中心副总经理
          组  员：产品运营中心采购部负责人、行业管理部门（质量管理部、研发技术部、信息技术部等）负责人、其他受邀评标专家
注：具体招标项目的评标专家组成，由招标工作小组在评标专家库（评标专家小组成员）中选择，由评标专家小组组长审定。原则上为五人以上单数，商务评标专家、技术评标专家的比例根据具体招标项目合理选择。
二、评标专家小组的职责（一）参与投标供应商资格审查和市场调研工作；（二）负责根据招标项目评标要求，对招标文件进行审查和综合评议；（三）负责按照评标标准和方法，客观、公正地对投标文件进行独立评审并提出评审意见。第八条    招标监督小组
一、招标监督小组的组成组  长：风控与审计中心总监
副组长：财务资金中心总监
组  员：法务专家、审计专家
二、招标监督小组的职责（一）参与招标工作全过程监督，识别风险点并向招标工作小组提出纠正要求，在必要的情况下向招标领导小组提议问责；（二）参与对投标供应商进行资格审查；（三）负责对招标经费预算和实际经费的使用进行审计监督；（四）负责对合同等招标项目对外签订的文件进行审批。
  第三章  招标采购的原则

第九条    邀请招标原则：集团所有招标项目原则上采用邀请招标方式（经招标管理委员会审议必须采取公开招标方式的除外）。
第十条    全面招标原则：凡是符合本制度第三条规定应该招标采购的项目都要以招标方式确定供应商。因特殊原因不能或不宜采用招标采购的，由该品类采购专员填写《非招标项目审批表》（见附件一），报相关部门审批，报集团招标管理委员会批准。
第十一条  整体招标原则：禁止将项目肢解或化整为零，规避招标。
第十二条  资质审查原则：所有投标单位都要经过资质预审，符合项目要求的投标单位才能参加项目投标。
第十三条  透明公正原则：整个招标过程务必有充分的透明度，各部门应积极配合、加强沟通、信息共享，杜绝暗箱操作。
第十四条  保密原则：要做好标底、投标文件、评标、定标等内容的保密工作，以防影响招标的公正与效果。

  第四章  招标采购的流程

第十五条  招标采购的流程图如下：
输入方                  工作节点                输出方

图1  招标采购工作流程图             

  第五章  招标计划与立项

第十六条  年度招标计划：招标工作小组每年12月份根据采购部及需求部门的提报的立项申请编制《年招标采购计划表》（详见附件二），提报集团招标管理委员会审批。
第十七条  月度招标计划：招标工作小组根据年度招标计划，结合公司经营需要调整，于每月30日前编制下一《月招标采购计划表》（详见附件二）和《招标立项申请表》（见附件三），提报集团招标管理委员会审批。总金额20万元（不含）以下项目报由招标工作小组组长审批。
第十八条  招标立项审批后，招标工作小组组长根据项目特点确定小组成员，并组织小组成员召开招标工作会，制定招标项目的详细方案。

 第六章 招标文件的编制

第十九条  招标文件由招标工作小组编制后，附《招标文件审批表》（见附件四），报集团招标管理委员会审批。
第二十条  招标文件应包括正文和附件。
正文包括：招标内容、招标范围、项目简介、质量要求、投标须知、投标截止日期、开标时间和地点、评标办法、违约责任及特别约定、相关规范、投标文件格式等。
附件包括：施工图纸/技术图纸/产品质量标准、拟签合同格式、授权书格式、投标保证书格式等。
第二十一条  招标文件的商务标部分由采购部编制，内容包括批次订货量、交货期、付款方式等。
第二十二条  招标文件的技术标部分由行业管理部门（研发技术部、质量管理部、信息技术部等）编制。内容应包括资质要求、技术要求、业绩要求、产品的质量标准、完整的图纸资料等。
第二十三条  招标文件不得以任何不合理的条件限制或者排斥潜在投标人，不得为个别投标人量身定做商务标或技术标，技术标中不得以投标单位其中一家的企业标准作为技术标准。
第二十四条  招标项目中的原材料、主要部件要求：
一、在市场上能够普遍采购的，应在技术要求中指定三个以上同档次的原材料、主要部件。
二、在市场上不能普遍采购的，不应在技术标中指定某一品牌原材料、主要部件，避免垄断。

第七章  投标队伍的选择

第二十五条  投标单位可以由集团各单位及个人推荐，由招标工作小组收集投标单位的相关资料、信息，建立信息库。
第二十六条  资格预审
一、资格预审前，招标工作小组组织相关部门首先编制招标资格预审文件，对投标单位的资质、产能、交付能力、财务状况、资信等级等做出明确的规定，并设计出打分表。经招标工作小组组长审核及集团招标管理委员会审批后发放给拟邀请投标人。
二、招标工作小组组织，评标专家小组、招标监督小组及集团招标管理委员会相关成员参加，根据拟投标单位报送的资格预审文件，对申请或被邀请参加投标的单位进行资格预审，预审合格的投标单位，才可参加投标。
三、资格预审入围的单位原则上不得低于5家。因行业特殊情况原因，低于5家时，要附说明。
四、资质预审的主要内容和标准如下：
（一） 法定代表人证明书或授权委托书，且盖有企业公章；
（二） 工商营业执照、行业许可证书必须在有效期内；
（三） 检测报告必须是有效的行业权威部门提供的；
（四） 注册资金、产品质量等级、生产及检测能力、管理水平、财务状况及以往业绩必须满足项目招标要求；
（五） 设备、大宗原辅包招标只接受生产厂或全国总代理商参加投标；
（六） 不接受任何个人或企业挂靠他人企业参与工程投标；
（七） 凡有偷漏税、偷工减料、以次充好以及恶意欺诈等不良纪录的单位不得参与投标；
（八） 在以往投标过程中有串标、中标后毁约等不良纪录的单位不得参与投标；
（九） 与集团合作过的单位，如有发生重大质量事故、故意拒绝交货、无故拖延工期、遗留问题未解决等不良纪录的单位不得参与投标；
（十） 新合作单位在第一项中标项目完成且经验收合格以前，不宜参与同类产品或工程的投标。
五、资质预审必须公正、公平，不得对任何投标单位实行歧视性待遇。
六、资格预审入围单位必须符合招标项目的产品定位及集团的发展战略。
七、资格预审后入围投标单位结果必须报集团招标管理委员会审批通过后方能生效。
第二十七条  投标单位的考察：
一、对于资格预审合格的投标单位，由招标工作小组组织评标专家小组、招标监督小组、集团招标管理委员会相关成员对拟选投标单位进行考察。
二、考察小组人员不得少于三人，由招标工作小组、评标专家小组、招标监督小组、集团招标管理委员会相关成员组成。对于十万元以下且技术含量不高的项目，经集团招标管理委员会批准后可以不参加考察。
三、招标工作小组认为投标单位可以免于考察，应按《投标单位免于考察审批表》（见附件五）报集团招标管理委员会核准。
四、除经集团招标管理委员会同意，可以免于考察的单位外，所有参与投标的单位原则上均应经过考察，考察合格方可参与投标；如因特殊情况不能先进行考察的，经集团招标管理委员会同意可先进行投标，如有可能中标，再进行重点考察。
五、安排考察应遵循以下原则：
（一） 投标单位应先通过资格预审，再进行考察；
（二） 招标管理委员会认可的行业著名品牌可免于考察；
（三） 与公司合作过且无不良记录（二年内）并满足本次招标条件的投标单位可免于考察；
（四） 对距招标地或集团距离较远（600公里以上）的投标单位，或有其他困难不能在规定时间内安排考察的，可先进行投标，如有可能中标，再进行重点考察。
六、招标考察要求包括：
（一） 招标考察应精心组织，周密安排，事前有计划，有培训，事中有小结有完善；
（二） 直接面对投标单位的考察应注意社交礼节，不得损害公司形象；
（三） 招标考察必须有考察报告（考察不合格要详细说明原因），并填写《投标入围单位审批表》（见附件六），对预选单位能否入选合格投标单位做出明确结论，并报集团招标管理委员会批准。
（四） 考察时发现资质预审资料弄虚作假的，考察不能合格；
（五） 考察时不得接受被考察单位的宴请，不得索取、收受钱财、礼物，不得擅自向被考察单位透露考察结论。
七、考察内容根据集团《供应商管理制度》执行，主要包括：
（一） 查验投标单位的工商营业执照、行业许可证、产品外检报告、水质报告、设备校对记录等基础资料；
（二） 查看投标单位的供应商管理文件、体系运行文件、品控管理文件、不良品的处置方案等文件；
（三） 核查主要技术管理人员职称证书、上岗证、健康证等；
（四） 实地考察投标单位的生产规模、设备状况、生产管理手段、质量控制手段、技术研发力量、仓储管理情况等。
八、投标单位审定：
集团招标管理委员会根据考察小组编写的考察报告和投标入围单位审批表，审批投标单位名单。
第八章  发标

第二十八条  招标文件经集团招标管理委员会审定后，招标工作小组向合格的投标单位发放标书。
第二十九条  投标单位在领取标书时须按规定缴纳投标保证金、标书费、会务费。因特殊情况，招标工作小组认为可面交投标保证金和相关费用的，须报集团招标管理委员会批准后执行。
第三十条  投标保证金、标书费和会务费由财务资金中心统一收取，专款专用。
第三十一条  招标答疑及现场踏勘
一、答疑，由招标工作小组指定人员向有疑问的投标方在图纸、设计等方面的书面答复。
二、澄清，由招标工作小组指定人员向所有投标方在招标文件中表述不明确的内容进行书面解释。
三、答疑与澄清应及时，原则上在两个工作日内书面回复，以不影响投标方的投标准备时间。
四、招标工作小组无故拖延答疑或澄清时间，影响招标公正性的，由招标监督小组对相关责任人提起问责并按奖惩规定落实处理。
五、为确保公平起见，答疑纪要或答疑信函应发送给所有投标方，并作为招标文件的组成部分。
六、工程基建项目的招标，现场踏勘由招标工作小组统一安排时间组织，投标方不得单独去现场踏勘。

第九章  回标、开标

第三十二条  回标
一、所有投标人均应在投标截止日期前递交投标文件，超过截标时间送达的标书为废标。
二、所有标书均应密封并在封口上加盖法人单位及法人代表章，否则为废标。
三、采用现场投标方式的，由招标工作小组组织投标方按招标文件规定，统一到招标现场投标。现场投标可以采取多轮投标。
第三十三条    开标
一、开标由招标工作小组组长组织，招标工作小组相关人员参加，招标监督小组相关人员参加。
二、开标工作应集体、现场拆封。招标工作小组记录人员对开标过程及开标结果作好记录，填写《开标记录表》（见附件七），参加开标的全体人员签字确认，存档备案。
三、开标时，对于投标文件中的疑点，招标工作小组须要求投标单位进行澄清。
四、开标后，评标前，由招标工作小组派专人对投标文件统一封存保管。

第十章  评标

第三十四条  成立专项评标小组
具体招标项目的专项评标小组由评标专家小组成员及集团招标管理委员会成员组成。必要时，可聘请社会上有经验、有资格的评标专家。人数不少于5人（纯商务标的招标项目不少于3人）的单数。评标小组成员由招标工作小组根据《集团招标采购管理制度》规定选择，制定《评标小组成员审批表》（详见附件八），由评标专家小组组长审核后，报集团招标管理委员会核准。
第三十五条    评标办法
一、编制招标文件时，就要同时编制评标办法。
二、评标打分方法一般有两种：综合评分法及最低评标价法。
三、综合评分法，即将投标文件的中的商务标、技术标按评审标准分别打分，根据项目特点及技术含量高低将各部分设置不同的权重，最后计算综合得分。
（一）得分权重的设置原则对于通用、技术成熟、市场中常见的招标项目，或招标方要求较低档次货物、采购预算有限的项目，招标文件评标办法中应将分值偏向于商务分；对于采购项目技术要求较高，或招标方要求较高档次货物、采购预算充裕的项目，评标办法应将分值偏向于技术分。对于技术咨询、服务类项目，如设计、勘察、监理等，技术标权重40-70%，商务标30-60%。对于施工类项目，商务标权重不低于70%。对于设备材料类招标，根据其技术含量高低，技术标30-70%。（二）综合评分法的适用范围如技术咨询、设计、施工等，除了要考虑价格因素外，需要从更多方面综合考察投标方的实力、信誉、财务能力、业绩、保修服务、设计功能的合理性等。精密程度较高的仪器和设备，技术要求非常复杂，单位价值较高且各品牌之间价格相差较悬殊。市场潜在竞争对手有限，市场竞争趋于平和，这类物资，仅以价格的高低作为主要评判依据，很难保证采购质量及完全满足生产的设计要求的，宜采用综合评分法。软件系统等定制开发的项目，由于投标方方案的悬殊，可能会影响一个项目的成果乃至成败，宜采用综合评分法。最低评标价法，是指在所有满足招标文件要求的投标人中，报价评审后最低的投标人即为中标人。最低评标价法除了考虑投标价格因素外，就是投标人资质、人员组织、工期、质量、货物交货期、货物的性能、技术指标、售后服务、付款条件等，必须满足招标人要求。最低评标价法一般适用以下几个方面：（一） 对一些技术标准通用性较强且市场较成熟、市场潜在投标人竞争者较多，竞争较激烈的工程及物资采购招标，在充分满足招标文件中各项实质性要求的前提下，可以直接采用最低评标价法。
（二） 对一些单位价值较低、采购数量很大、科技含量偏低的货物，也可采用最低评标价法。譬如玉米、豆粕、鸡胸肉等这些技术标准通用性较强、产品技术较成熟且单位价值较低，采购数量又很大的物资，就可采用最低评标价法。
第三十六条  标书评审
一、评标前，评标人员应认真研读招标文件、评标办法、考察报告与评分表，掌握招标项目的招标要点。
二、评标人员应认真研读投标文件，对照招标要求和评分表，客观公正地进行评分。
三、雷同标书或有证据证明为串标的标书应判为废标。
四、投标资料弄虚作假的应判为废标。
五、凡判为废标的应有确凿证据，并经评标专家小组确认。
六、评标人应对各自的评分结果签名确认，如有不合格单位必须说明不合格的原因。
七、评标过程中，评标人员对投标文件有疑问，可组织各投标单位召开质询会，也可要求投标人员以书面形式澄清。
八、商务标的评审，经过评标小组的清标、询标、澄清后，要对每家投标单位进行多轮次价格复议，确定最后投标报价，各家最后报价要以书面形式加盖公章后报送。
九、评标结束，专项评标小组要写出评标报告，并推荐3家中标候选单位，排出中标先后顺序，报评标专家小组。

第十一章  定标

第三十七条  集团招标管理委员会根据评标专家小组的评标报告及《中标单位审批表》（详见附件九），审核并确定中标单位。
第三十八条  由招标工作小组向中标单位发《中标通知书》（见附件十）并抄送集团相关部门。
第三十九条   确定中标单位后，如因某种原因最终未能与中标单位签订合同，可从候选中标单位中依次递补。
第四十条   合同签订后，由招标工作小组向未中标单位发《未中标通知书》（见附件十一）。
第四十一条   招投标后的合同签订按照集团合同管理制度执行。

第十二章  招标工作的复盘与奖惩

第四十二条   招标工作结束后，由招标工作小组组织复盘会议。
第四十三条   复盘会议，要对招标工作过程中出现异常和风险点进行总结，并讨论得出改进措施；要对招标工作过程中好的工作方法和思路进行总结；重大失误或成果要在会议结束后的三个工作日内提报集团招标管理委员会。
第四十四条   招标监督小组有权不定期对招投标项目进行抽查和回顾。
第四十五条   集团的任何单位和员工发现招投标管理工作出现违规情况，应立即报告招标监督小组，由招标监督小组进行审计，并将审计结果及处理意书面报告集团招标管理委员会。
第四十六条   对于在招标过程中有突出贡献的集体或个人，因失误或故意造成招标项目偏离预期目标乃至集团损失的集体或个人，由招标工作小组根据成果和损失大小编制奖惩方案，提报集团招标管理委员会审批，由招标监督小组落实执行。造成重大损失的，按照集团奖惩条例执行。
第四十七条  奖惩形式包括：通报表扬（批评）、经济奖励（处罚）、岗位晋升（降级、调离、辞退）等。经济奖励（处罚）具体金额由招标工作小组制定方按并报集团招标管理委员会审批确定。

第十三章  附则

第四十八条  与招标项目相关的利害关系人认为招投标活动不符合本制度有关规定的，有权向招标监督小组提出异议或者向集团招标管理委员会投诉。
第四十九条  本制度解释权归集团招标管理委员会。
第五十条  本制度自发布之日起执行。
某集团招标管理委员会
某年某月某日  

 
附  录附件一  非招标项目审批表
附件二  年（月）招标采购计划表
附件三  项目招标立项审批表
附件四  招标文件审批表
附件五  投标入围单位审批表
附件六  投标单位免于考察审批表
附件七  开标记录表
附件八  评标小组成员审批表
附件九  中标单位审批表
附件十  中标通知书
附件十一  未中标通知书

 
附件一
非招标项目审批表
填报单位：     年    月   日

 
附件二
年（月）招标采购计划表
填报单位：     年    月   日

 
附件三
招标项目立项审批表
填报单位：     年    月   日

 
经办人：

附件四
招标文件审批表
填报单位：     年    月   日

 
经办人：          

 
附件五
投标入围单位审批表
填报单位：     年    月   日

附件六
投标单位免于考察审批表
填报单位：     年    月   日

附件七
开 标 记 录 表
项目名称：   时间：  年    月   日   时   分

 
主持人：                              审核人：                记录人：
附件八
评标小组成员审批表
填报单位：     年    月   日

 
 审核人：                                                 经办人：

附件九
中标单位审批表
填报单位：     年    月   日

附件十
中标通知书
 
致：
        贵单位于       在参加             的招投标项目中，经评标小组对企业信誉、业绩、质量、技术、交货期、售后服务等方面进行综合评定，确定贵单位中标。
 
        项目标号：
        项目标名：
        中标总金额：
        中标明细：
        请贵单位接到中标通知书后尽快与             商签合同事宜，并按招标工作小组要求办理相关手续。
        联系人：            联系电话：
 
        特此通知。
 
                                                        某集团招标工作小组
                                                        日期：

 
附件十一
未中标通知书
 
致：
        贵司在我司的招投标项目编号：          中未中标。
        感谢贵司对本次招投标项目的支持！期待下次合作！     
  
 
 
 
 
某集团招标工作小组  
                                                        日期：
 

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