联络函范文(《采购管理制度》范文)

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第一章 总则

一、为进一步规范采购管理，本着保证质量、降低成本、提高效益，合理使用资金，减少资金占用量，增加采购工作的透明度（采购工作应按照公开、公平、公正、诚信、择优的原则进行），根据公司实际情况，特制定本制度。
二、本办法规定了采购管理的内容和方法，并适用于公司所需物资的采购及外协加工。
三、定义
1、供方：提供产品的组织或个人。
2、相关方：与组织的业绩或成就有利益关系的个人或团体。
3、物资：系指原材料、辅助材料、零部件、元器件及生产生活物品类。
 
第二章 职责
一、采购中心职责
1、负责供方的定点及采购（包括价格）的监督工作；
2、负责履行年度、季度、月度、周等采购计划的编制、预算与报批手续；
3、负责实施物资的采购活动、验证及相关管理；
4 、负责定期对采购情况进行统计、汇总、分析。
 
二、财务中心职责
1、负责采购付款凭证的审核；
2、负责按报批的付款计划按期付款。
 
三、其他职能部门职责
1、负责本部门物资需求计划的编制，并报批后交采购中心采购中心；
2、负责跟踪本部门物资申请采购情况，并及时领用，满足工作需要。
 
第三章 管理内容与方法
一、拟定采购计划
采购计划是否合适，对资金周转和经济效益起着关键性的作用。采购计划做得好，不仅可加快资金周转，提高经济效益，而且可以减少库存积压。
 
二、采购方法
1、公开(或邀请)招标；
2、竞争性谈判；
3、询价；
4、单一来源采购；
5、公司认定的其他方式。
 
三、采购原则
1、计划性原则。采购工作需严格遵守采购计划，避免盲目性和随意性采购。特殊情况下，计划外采购应根据物质需要的紧迫程度、资金用量大小，必须经主管领导同意，财务总监批准，方可采购；
2、灵活性原则。对部门急需、库房又无存货的零散小件物品，可在主管领导批准后，先采购后补办手续。
3、采购监督原则。为保证采购价格的真实性和采购物资的质量，防止徇私舞弊现象发生，正常情况下，物资采购前应进行市场询价，采购中注意跟踪监督，采购到货后由专人检查、验收，并履行签收手续。
 
四、实施采购
1、计划采购

（1）采购中心根据《年度生产计划》向供方下达《年度采购期货计划》，并报批下发各供应商；

（2）采购中心根据《物资需求计划单》，编制季度、月度采购计划并报批后，下发各供应商实施采购；

（3）《物资采购计划单》的调整
如生产计划及进度或客观原因的突变、供方产品出现质量、交货期等原因，采购员应将调整后的《物资采购计划单》提前通知供方。
 
2、临时采购或者特殊采购

（1）采购员在采购过程中，如果遇到某个合格的供方短时间不能及时提供满足要求的物资或我方生产迅速增长等情况，应首先从所有同类合格供方中选择新供方，由采购员填写《临时采购申请单》，并经主管领导批准后组织采购（如采购价格存在差异须报批准）。
（2）由于所有同类合格供方均无法按《物资需求计划单》及其调整计划提供物资，采购中心应及时组织应急采购，并编制《临时采购申请单》，经主管领导批准后，采购中心方能在审批单的规定范围内实施采购。同时采购中心应对临时采购供方的资质材料、合同及协议承诺、质量检验等进行管理。应急物资的采购应优先考虑质量，力求价廉物美。

（3）属设计更改的，由技术部填写《更改通知单》，有关人员依据更改通知填写《采购申请单》，批准后交采购人员；

（4）属非计划类临时性物资的采购，由拟采购中心门（物资使用部门）填写《临时采购申请单》，批准后交采购人员。采购人员采购时，必须先在同类合格供方中选择购买。
 
3、所有采购文件均由采购中心门存档，保存期为1年。
 
五、采购物资的验证
1、采购物资的验证按《进料检验规范》进行。
2、应急采购的物资，采购员须将《临时采购申请单》附在《进料验收单》后面，送交检验员检验。
3、采购信息中规定需要在供方现场进行验证的物资，应按其规定的验收要求进行验证。
4、对进货验证的不合格品按《不合格品控制程序》执行。如生产急需，对经检验不符合标准规定但不影响使用性能的物资，可实施让步接收，由采购员申请办理《特采申请单》经公司总裁签核或者总裁指定的代理人签核后方可放行入库。
5、如生产急需来不及检验而放行的物资，由采购员申请办理紧急放行手续，经公司总裁签核或者总裁指定的代理人签核后方可放行。
6、采购员在采购过程中，应及时了解、掌握物资的市场价格变化情况，并向采购中心主管领导，部门总经理提供物资的市场价格信息。
7、供方产品质量的整改情况应予以记录，根据《供方管理控制程序》执行。
 
六、物资的申购（购买）
1、属于生产性物资的申报申购使用《物资需求计划单》（三天以内提供一次）。
2、属于行政性固定资产，办公用易耗品类小金额范围的申报申购使用《非生产性物料申请单》由行政负责采购。
 
七、入库

对经检验和验证合格（或已办理让步接收）的物资，由仓管员办理入库手续，详见《仓储管理控制程序》。
  
八、价格管理
1、采购中心根据技术文件，结合供方产品的加工工艺及原材料市场信息对新产品进行价格核算，采购主管领导审核后，报总裁审批方能生效。
2、采购中心及财务中心应根据采购中心提供的相关数据对供方日常监控、业绩考核记录和原材料市场信息调整各供方产品的实际执行价。
3、当原材料及零部件价格随市场上涨时，采购中心应根据原材料调整幅度，上报调整原因和处理意见。
 
九、付款管理
财务中心、采购中心根据供方入库的合格产品数量及批准的执行价支付。
1、供应商提供的产品的具体价格详见合同附件及经双方协商一致的订单，供应商的书面报价均为标准价。
2、付款期限：经双方协商一致，双方采取月结的方式结算价款，即月结账期45-75天，次月的1-15号双方进行对账（核对期），如遇节假日或国定假期，结算和付款期可相应顺延。
3、审核单据：双方应在核对期共同就本结算周期发生的订单、送货单、进料验收单，退货单有效单据进行核对，核对一致双方签字确认（物资名称规格 数量  单价 金额）。
4、供应商须向XX公司开具等额的正式发票并提示XX公司付款，若无等额的正式发票XX公司有权拒绝付款。XX公司应于收到供应商开具的合格发票后在回执单上签字，并在付款期内按时付款（董事长签字确认后付款）。
 
第四章 采购管理流程
一、采购管理流程图
 

二、采购管理流程要点
 

 
第五章 违纪处分
采购相关人员，有下列违纪行为的将给予转岗、直至开除处分：
一、不按规定程序进行招标或业务谈判，徇私舞弊，干扰采购工作正常程序的。

二、与招标者或供货单位相互串通，高估冒算，恶意多付货款的。

三、不认真履行职责，购进的货物以次充好、价高质次或假冒伪劣的。
四、采购过程中接受供货方礼品、回扣或有价证券经查实者。

五、采购过程中拒绝监督，对违纪违法行为有意包庇者。

六、挪用、贪污、私分采购货款的。

七、所有参与采购活动的工作人员应克尽职守，严于律己，严禁与供应商串通、滥用职权、徇私舞弊、索贿受贿。一旦发现严肃处理，触犯法律的交司法部门处理。
 
第六章 本制度由人力行政中心解释、补充和完善，经董事长审批后生效。
 
附件1：:采购申请单
 

附件2：《供方一览表》
供方一览表

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