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广州安言文化传媒有限公司
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公关活动策划行业摸爬滚打十年的老牌公关活动策划公司，我们的每一次的活动经验总结都希望能帮到你，这次就来谈谈我们的活动规划的预算怎么来进一步的做好做精！
当你开始策划活动时，应在成本表上列出你规划的预算，这样你可以清楚地知道哪些项目可以在不超出顶算的情况下添加进去。成本表也告诉你应如何使用资金，帮助你看到还有其他可选项目，并看看如何在不超出预算的情况下实施这些项目。例如，在你列出成本表、了解了预算的收支平衡点后，你可能会决定采用饭店所提供的简单蜡烛，而不是使用复杂精美的花饰，以便把省下来的钱用在鸡尾酒招待会上。你的目标是创造一个令人难忘的活动，并使开支不超过预算。你需要确保自己采取了所有可能的措施来达到这个目标。不要等到活动结束时才发现自己已经远远超出了预算。
由于每一次活动都有不同的内容，所以成本表没有固定的公式或模式。当你开始建立成本表时。应该从头到尾预想一下你的活动，并拟订一个大纲，然后再回头逐条填写所需资金。记住，所估算的费用一定要用书面形式表达出来，不要接受口头的东西。人员变动非常普遍—他们今天还在这里，明天就可能走了。你需要书面确认哪些项目包括在内，哪些不包括在内，并要求供应商们详细列出每个项目。即使是一些看似不重要的项目，也请他们给出具体详细的说明。
根据项目的添加和删除情况，不断地更新你的预算，并把这些文件存放在不同的档案里，给它们注明日期，编上号码(如，修订本1，修订本2)。你必须随时掌握预算的情况，以便对于应该包括哪些项目作出合理的决定。账单来的时候，要先核实一下再缴费。要确保你所支付的费用是双方已协定好的，不会出现让人感到意外的情况。适当调整你的成本表。每收到一张账单，把账单所示的实际费用记录在成本表上，与原先预测的数额进行对比。特别注意账单上有没有什么项目是经过口头批准、而且已经付费但却没有被记录下来的。
广州专业活动策划团队，我们的团队总结，当你开始策划时，要对活动全面规划。并在一张类似后文所示的表格里列出你的要求。它能帮助你初步确定活动的流程，基本上清楚哪些内容需要包括在内。你可以把这个表格送到你考虑选用的各个地点，看看这些地点能否满足你的全部需要。
想象一下活动的整个过程，以便确定对时间和空间方面的要求(包括预留出活动初期的布置时间和活动结束时的拆卸时间)。了解一下需要哪些物品，并开始准备成本表。成本表要做到具体明确。如果你需要天花板有6米高才放得下视听设备和舞台布景材料，你就应该在表格里清楚地注明。你还必须安排提前布置和排练的空间。如果你需要将会议厅提前预订24个小时，以便你所设置的布景能保留到活动开始的那天，那你也要把这些要求清楚地写在表格里。如果你需要为演员准备一个化妆间，为员工准备办公室或为准备或摆放陈列品安排一个区域，那么一定要将你的一切需要告知场地管理部门。合同签订后，减少多余安排的空间比千方百计解决空间不足的问题要容易得多。
为了做到预算精确，你应该查看你的活动的所有方面，尽可能地把所有的成本都计算在内。在这个过程中，你会发现有很多事项都要纳入到成本中，要注意不断更新成本表，根据变化增减相关项目。随时清楚支出情况很重要，这样你就能够及时进行调整。
正如房地产业流行的一句话所说：位置就是一切。活动策划公司对于举办活动的地址选择也十分慎重，它可以决定活动的成败。我们来看看一个活动策划公司在一个大型会议中心为老年人举办的一场展览活动。该会议中心有两个分开的部分，即北侧会场和南侧会场。北侧会场较旧，但从它到展厅很方便，停车场也在附近。南侧会场较新，但它离公交站或者是停车场有20分钟的步程。这次展览会选择的是南侧会场作为活动地点。但想想目标群体—老年人—选择北侧会场就会更好些。当时在南侧会场还举办了一个花卉展览，有大小各异的植物供客人购买。从停车场到展厅有一段路程，往回走时客人还提着刚买的东西，所以把活动地点设在南侧会场就不太方便。策划人员要确保活动地点与活动类型相配，并想方设法把活动地点安排在客人容易到达的地方。
曾经有一个特色表演活动极受欢迎。演出场地设有地下停车场，观看演出的人们可以把随身物品留在车内，乘白动扶梯直接到达演出场地。演出的组织者们还提供购物推车以方便客人购物。过道也比较宽敞，行走非常方便。如果你购买的物品很多，推车盛不下，你可把部分物品放在主门旁边的包裹提取处。如果需要的话，还有人可以帮你将购买的物品送到你的车上。场地有许多分散的座位，还有几个不同价格档次的茶点供应处。时场地还提供良好的卫生间设备，并设有残疾人的专位。总之，客人在这里感到非常舒适。
活动策划公司在选择活动地址时，你可选择的地点并不仅限于饭店、会议中心或餐馆，一些时髦的服饰店也会允许你借用它们的设施来举办私人鸡尾酒招待会或宴会。在宴会结束后，一般会举行一场时装表演，来向客人们介绍它们的最新服装。活动策划公司也可以租用快艇、室内溜冰场或在大型仓库举行庆典活动，还可以在停车场搭起帐篷，或在覆盖好的网球场上举办酒宴活动。私人俱乐部、餐馆或空仓库都可以在改装后用来举办活动。唯一能限制你的只有你的想象力和预算。总而言之，最重要的是找到最适合你活动情况的地点。
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